上司のあいまいな指示をタスク一覧に分解する

なぜこう書くのか

このプロンプトは6個のブロックでできています

ブロックを押すとその段落が見られます

文脈材料 · AIが知るべきこと

上司から受けた指示を、今日すぐに着手できる具体的なタスク一覧に分解したいです。締め切りは{{締め切り}}です。

材料 AIが知るべきこと ×2
やること 何をどう進めるか ×2
仕上がり どんな形で受け取るか ×2

業務指示の整理で実際に時間を浪費する原因は、仕事が難しいからではなく指示が短すぎるからです。「原因を調べて対策までまとめて」という一言には、報告書のボリュームも対策の範囲も、いつ時点のデータを基準にするかも含まれていません。しかし聞き返しにくくて自己流で進めてしまうと、すべて作り終えた後に「こういうことじゃない」と言われて最初からやり直す羽目になります。

解説をもっと読む · 3段落

課題の段落で「一度席について集中すれば完了できるサイズ」と指定したのは、細分化を指示しないと「離脱原因の分析」のような、依然としてどこから手をつけていいかわからない大きな塊が出力されてしまうためです。「検討する」ではなく何が作られるかを書かせるのも同じ理由です。成果物（アウトプット）が定義されて初めて、その作業が終わったかどうかが判断できます。

形式の段落にある「完了時のアウトプット」列がこの表の肝です。この列を埋めようとすることで、実は何を作ればいいのか自分自身も把握できていなかったことに気づけます。制約の段落は逆方向の暴走を防ぎます。AIにToDoリストを作らせると、指示になかった「競合他社調査」や「アンケート設計」などを勝手に追加して作業を倍に増やしがちです。

最後の段落の聞き返しと「事前に上司へ確認すべき事項」リストはセットで機能します。上司の指示整理において最も価値があるアウトプットは、実はタスク一覧ではなく、着手前に上司へぶつけるべき2〜3個の確認質問です。その質問をあらかじめ投げておくことで、手戻りを完全に防ぐことができます。

用語が分からなければAha AIで: prompt, hallucination

悪い例との比較

悪い例にないもの: 文脈 · 形式 · 制約 · 聞き返し

よくある悪い例

この指示をToDoリストにして

（指示内容を貼り付け）

もっともらしい5つのステップが返ってきますが、その大半は指示に含まれていなかった内容です。「データ収集 → 分析 → インサイト抽出 → 資料作成」といった汎用的すぎるリストになり、結局最初のタスクで何から着手すべきかわかりません。あいまいな点も質問として挙がらず、AIが勝手に判断した内容がタスクに紛れ込んでしまいます。

バリエーション

1

複数の指示が一度に降ってきた場合

指示が複数ある場合は、細分化する前に仕分けが必要です。優先度を先に切り分けてからリスト化するように誘導しています。

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以下は今日1日で受けた指示のメモです。締め切りはそれぞれ異なりますが、最も早いものは{{締め切り}}です。

まず指示を案件ごとに切り分け、各案件に「今週中にやるべきこと / 来週に回してよいこと / 他の人に任せるべきこと」を明記してください。そのうえで、今週やるべきことだけをまとめて優先順にタスク一覧を作成してください。

""" {{指示の内容}} """

2

上司へ聞き返すメッセージを作成したい場合

質問だけを並べると仕事を丸投げしている印象を与えてしまいます。自分の理解を先に示し、選択肢を添えて聞くことで、上司からの返答が格段に早くなります。

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以下の指示を受けましたが、着手前に確認したい点があります。上司に送信する短いメッセージ（チャット・メール用）を作成してください。

指示を自分がどう理解したかをまず2〜3行で要約し、その後に確認が必要な点を質問形式で最大3つ記載してください。各質問には自分が想定している選択肢（案）を添えて、上司が選ぶだけで回答できるようにしてください。締め切りは{{締め切り}}です。