一目で伝わる社内告知文の作成

なぜこう書くのか

このプロンプトは6個のブロックでできています

ブロックを押すとその段落が見られます

役割役割 · 誰として答えるか

あなたは社内コミュニケーションを担当する総務・人事担当者です。告知を読んだ後に問い合わせの電話や質問が来ないようにすることが目標です。

役割誰として答えるか ×1
材料 AIが知るべきこと ×2
やること 何をどう進めるか ×1
仕上がり どんな形で受け取るか ×2

社内告知が読まれない・伝わらないパターンはほぼ共通しています。なぜこのような決定に至ったのかという背景から長々と説明し始め、肝心の施行日や申請手順が最後の段落に埋もれてしまうケースです。社内告知の作成で求められるのは、流麗な文章ではなく、一度読めば次に何をすべきかが即座に伝わる文章です。

解説をもっと読む · 3段落

第2段落の**コンテキスト（文脈）**がその役割を果たします。「30秒ほどで流し読みする」「最後までじっくり読まなくても」という指示を含めることで、AIは重要情報を後回しにしません。読み手が全社員なのか特定部署なのかも明示することで、対象範囲が曖昧になるのを防ぎます。

形式の指定では、項目の見出し名をあらかじめ定義しています。特に「対象者は誰か」を独立させることが重要です。この項目がないと、「自分は対象なのか」を確認する問い合わせが殺到します。「今すぐ対応いただくこと」を最後の項目に固定したのも同じ理由です。読んだ後に何もしなくてよい人と、再申請などの手続きが必要な人が明確に分かれるためです。段落ではなく箇条書きにする指示は流し読みを前提としたものであり、800字の制限は背景説明が長引くのを抑えます。

制約事項の「追ってご案内します」という指定は、未定の手続きをAIが勝手に捏造（ハルシネーション）するのを防ぐ仕組みです。最後に修正の余地を残しているのは、告知文は一発で完成するものではないからです。初案を受け取った後に「もっと柔らかいトーンで」と指示すれば、一方的な通達のように見えていた文面を角の立たない表現に整えられます。

用語が分からなければAha AIで: output-format, prompt

悪い例との比較

悪い例にないもの: 役割 · 文脈 · 形式 · 制約

よくある悪い例

社内告知を1本作って。在宅勤務が週2日から1日に減るという内容で。

（関連内容を貼り付け）

対象者や施行日が抜けているため、AIは「社員の皆様へ」から始まる無難で通り一遍の告知文を作成してしまいます。会社側の事情を説明する段落が冒頭に長く続き、申請期限や既存の承認済み案件の扱いといった実務的な情報が抜け落ちたり、勝手に補合されたりします。結果として、告知を出した後に同じ質問に何度も回答することになり、訂正の再告知を出す事態にもつながります。

バリエーション

1

ビジネスチャット・通知用に短くまとめる場合

ビジネスチャットは表示領域が狭いため、細かな項目分けはかえって邪魔になります。最初の1行で結論を伝え、詳細はリンク先に誘導する構成にしています。

プロンプトを見る

以下の内容を社内チャットツール用の告知文に書き換えてください。{{告知の対象}}が通知のプレビューだけで要点を把握できるよう、1行目に「何が{{施行日}}から変更されるか」を記載し、全体を300字以内で作成してください。詳細案内はグループウェアのリンク先を参照する旨を1行添え、問い合わせ先は{{問い合わせ先}}としてください。

""" {{変更内容}} """

2

反発や質問が多く予想される制度変更の場合

予想される質問を先に洗い出させることで、告知文が一方的な言い訳ではなく、親切な案内に仕上がります。回答が難しい懸念事項があれば、そのまま担当部署と事前にすり合わせるための論点リストとして活用できます。