返信がない相手へのリマインドメール作成

なぜこう書くのか

このプロンプトは5個のブロックでできています

ブロックを押すとその段落が見られます

文脈材料 · AIが知るべきこと

{{過去の期間}}前に送信したメールの返信がまだ届いていないため、確認のリマインドメールを送りたいです。相手は意図的に無視しているわけではなく、多忙で見落としている可能性が高いです。

材料 AIが知るべきこと ×2
やること 何をどう進めるか ×1
仕上がり どんな形で受け取るか ×2

返信催促メールのプロンプトで多くの人がやってしまうのは、前回のメールをそのまま貼り付け、冒頭に「ご確認いただけましたでしょうか？」と1行添えるだけのことです。しかし、相手が最初に返信できなかった理由は、メールが長すぎたか、何を答えればよいか曖昧だったからであることが大半です。同じ文面を再送しても、同じ理由で後回しにされます。このプロンプトは、元のメールを要約し、回答すべきポイントを1つに絞り込むことに焦点を当てています。

解説をもっと読む · 3段落

最初の段落の文脈にある「多忙で見落としている可能性が高い」という一文が、全体のトーンを決定づけます。この一言がないと、AIは遠回しなプレッシャーや不満が滲み出た表現を選びがちです。経過期間を変数で受け取る理由も同じです。3日と1ヶ月では使うべき言葉遣いが異なります。

タスク段落の「3行以内の要約」がこのプロンプトの核心です。返信がないときのメール作成をChatGPTに任せると、元の文面を無駄に丁寧かつ長文化してしまうケースが多いですが、必要なのはその正反対です。フォーマット段落で200字程度と3つの構成順を指定することで、要約 → 依頼 → 期限が一画面で把握できるようになります。

制約の段落では、催促と感じられる表現や余計な推測を封じ、代わりにYes/Noの選択肢を提示させます。選ぶだけで返せるメールは、返信率とスピードが劇的に上がります。前回のメールを """ で囲むのは、元のメール内にある「ご返信ください」などの文言がAIへの新しい指示として誤認識されるのを防ぐためです。貼り付ける文章が長くなるほど、この区切りが重要になります。

用語が分からなければAha AIで: context-window, prompt-injection

悪い例との比較

悪い例にないもの: 形式 · 制約

よくある悪い例

返事来ないから再送したい。メール書いて

（前回のメールを貼り付け）

AIは元の文面をほぼそのまま残し、冒頭の挨拶と催促の定型句だけを付け足します。結果として最初より長くなったメールが完成し、相手は相変わらず何から手をつければいいかわかりません。返信の目安もないため、またしても「あとで処理するリスト」に回されます。3通目を送る頃には文面が険悪になり、関係性が悪化してしまいます。

バリエーション

1

社外の担当者へ丁寧に再確認するとき

社外宛ての場合、担当者の異動や部署間の引き継ぎで返信が止まっているケースも多々あります。催促ではなく連絡ルートを確認するアプローチに変えています。

プロンプトを見る

{{過去の期間}}前に社外の担当者へ送信した以下のメールへの返信がありません。確認のリマインドメールを作成してください。

相手企業の社内事情や承認フローは把握していないという前提で書いてください。返信を急かすのではなく、ご担当者様の変更や、別の方へ連絡したほうがよいかどうかも併せて確認し、求めている【{{必要な回答}}】を文末に1行で整理してください。150字程度でお願いします。

送信済みメール: """ {{送信メール}} """

2

最終確認としてもう一度だけ尋ねるとき

これ以上待てない場面で使う形式です。次のアクションを事前に予告しつつ、最後通牒のようなトゲのある表現にならないようトーンを抑えています。

プロンプトを見る

以下のメールを送信してから{{過去の期間}}が経過しており、今回が最終確認となります。{{必要な回答}}が得られない場合は、別の方法で進める予定です。

圧迫感を与えないよう配慮しつつ、返信がない場合にこちらがどう進めるかを淡々と1行で伝えるメールを作成してください。完全に扉を閉ざす印象ではなく、いつでもご連絡を歓迎する一言で締めくくってください。3文以内でお願いします。