なぜこう書くのか
ブロックを押すとその段落が見られます
あなたは数々のチームで業務分担を再構築してきた組織マネジメントの専門家です。分担表の真の目的は単に仕事を割り振ることではなく、「誰も担当していない業務」や「2人以上で重複して抱えている業務」を浮き彫りにすることだと考えています。
今回、自チームの業務分担表を作り直したいと考えています。以下にチーム構成と現在行っている業務の一覧を記載します。一覧は整理されておらず、抜け漏れがある可能性もあります。
次の手順で作業を進めてください。第1に、業務一覧を実行単位の細かいタスクに分解します(例:「月次成果報告」はデータ収集・分析・資料作成・報告に分解)。第2に、分解した業務を性質ごとにグループ分けし、4〜5個の大分類を作成します。第3に、そこで初めて担当者を割り当て、主担当とバックアップ担当(副担当)に分けます。第4に、誰も割り当てられていない業務と、2人以上で重複している業務を個別にリストアップしてください。
出力は2つの表形式で提示してください。1つ目の表の列は【大分類・業務(タスク)・主担当・バックアップ担当・週あたりの予想稼働時間】とします。2つ目の表には【担当者別の週あたり予想稼働時間の合計】と、【業務負荷の偏りに関する一言評価】を記載してください。表の下には、担当が空いている業務と重複している業務をそれぞれリストアップし、マネージャーである私が判断・決定すべき検討事項(質問)を3点まで提示してください。
一覧にない業務を勝手に創作して追加しないでください。ただし、このチーム規模であれば通常発生するはずなのに一覧から抜け落ちている業務があれば、「漏れの可能性あり」として別途明記してください。メンバーの性格や適性を勝手に推測して割り振るのではなく、記載された経歴や強みの範囲内でのみ割り振りの根拠を説明してください。
- 役割 誰として答えるか ×1
- 材料 AIが知るべきこと ×3
- やること 何をどう進めるか ×1
- 仕上がり どんな形で受け取るか ×2
業務分担表を作ろうとするとき、多くの人がまずメンバーの名前を書き出し、その下に担当業務を埋めていこうとします。そうすると、すでに誰かが抱えている業務はきれいに整理されますが、「誰もやっておらず後回しにされていた仕事」は表からもそのまま消えてしまいます。分担表を新しくしても、同じ宙に浮いたタスクが残り続けるのはこれが原因です。
解説をもっと読む · 4段落
そのため、このプロンプトでは人を割り当てるのを3番目のステップに設定しています。業務を実行単位に分解し、性質ごとに分類した後に担当を決めることで、名前の入っていない空白のセルがひと目でわかるようになります。4番目のステップで空白の業務と重複業務を個別に抽出させているのも同じ目的です。業務分担表の真価は、埋まったセルではなく空いているセルにあります。
タスクをこのように手順立てて指示しないと、AIはすぐに「K主任:広告、L社員:コンテンツ」といった単純な要約表を出力してしまいます。見た目はすっきりしていても、精算業務や外注管理といった狭間の仕事がごっそり抜け落ちてしまいます。形式で表を2つに分けたのは、割り振りの結果と負荷の偏りを1画面で比較できるようにするためであり、「週あたりの予想時間」という列を設けることで「特定の人の仕事が多すぎる」という感覚を具体的な数値に変換します。
チーム構成と業務一覧をそれぞれ """ で区切っているのにも理由があります。2つの情報をそのまま続けて書くと、AIはどこまでがメンバー情報でどこからが業務なのかを混同し、不自然に混ぜてしまうことがあります。役割分担をAIに整理させるときは、情報ごとにラベルをつけて囲むのが安全です。
最後の段落で性格や適性による割り当てを禁止しているのは、分担表の作成がメンバー個人の主観的な評価に発展するのを防ぐためです。「几帳面そうだから精算を担当させよう」といった記述は根拠がなく、本人も納得しづらいものです。代わりに「漏れの可能性あり」の表示を認めることで、一覧にないが必要そうなタスクを勝手な創作ではなく、確認すべき検討事項として提示させています。
用語が分からなければAha AIで: output-format, prompt-injection
悪い例との比較
うちのチームの業務分担表を作って
(メンバーとやっている業務を貼り付け)
メンバーの名前の横に、現在やっている仕事をそのまま書き写しただけの表が出力されます。すでに把握している内容を並べ替えたに過ぎず、分担表を作る意味がありません。誰も担当していなかった精算や問い合わせ対応は今回も表から漏れ落ちます。また、業務量が特定の1人に集中していても可視化されず、そのまま確定してしまいます。
バリエーション
チームメンバーが1人抜けるときの再編成
空いた穴を均等に割り振ると、全員が少しずつ無理をすることになります。「やめる業務」を選ぶ選択肢も一緒に提示させています。
プロンプトを見る
以下のチーム構成から、1名が2ヶ月後に退職します。その人が担当していた業務を残りのメンバーで再配分する案を2パターン作成してください。案ごとに各担当者の週あたり合計稼働時間がどう変化するか、どの業務にリスクが生じるか、外部委託または思い切ってやめるべき業務の候補は何かを記載してください。2つの案のメリット・デメリットを表で比較してください。
""" {{チーム 構成}} """
重複している業務だけを切り出して整理する
重複している業務は、分担するよりも明確な境界線を引く方が早く解決します。最終決定者を1人決めるだけで、大半の混乱は整理されます。
プロンプトを見る
以下の業務一覧から、2人以上が関わっている業務だけを抽出してください。それぞれの業務について、どこからどこまでが誰の受け持ちなのか境界線を文章で明確にし、最終決定者を1名指定してください。境界が曖昧で摩擦が起きやすいポイントを別途明示し、そこを整理するためにチームへ確認すべき質問を記載してください。
""" {{業務の一覧}} """
モデル別の注意
メンバーの名前がそのまま出力に反映されます。イニシャルや「A主任」などに置き換えて入力してください。
最終更新 2026-09-02 · 誤りがありますか? 知らせる