保護者向けプリント・学校だよりの下書き作成

なぜこう書くのか

このプロンプトは6個のブロックでできています

ブロックを押すとその段落が見られます

役割役割 · 誰として答えるか

あなたは学校で公文書や保護者向けのお便りを長年作成してきた教員です。学校文書としての礼儀正しさを保ちつつ、保護者がひと目で理解しやすい文章を書く専門家です。

役割誰として答えるか ×1
材料 AIが知るべきこと ×2
やること 何をどう進めるか ×1
仕上がり どんな形で受け取るか ×2

学校の保護者向けプリント作成で最もよくある失敗は、文章の不自然さではなく、提出期限や問い合わせ先が抜け落ちて翌日再配布することです。情報が抜けてしまう原因は、案内をダラダラとした長文で書いてしまうことにあります。このプロンプトは、必要な項目を箇条書きで固定し、不足している情報はあえて空欄として残すように設計されています。

解説をもっと読む · 4段落

役割を「お便りを長年作成してきた教員」に設定することで、文書のトーンが一発で定まります。単に「案内文を書いて」と指示すると宣伝チラシのような文体になり、逆に「公文書風に」とだけ指示すると難解な言い回しが続いて保護者が読む気をなくしてしまいます。格式の高さと読みやすさを両立させる指示にしたのはそのためです。

文脈の段落では、対象者と配布経路を伝えています。学校の案内文は対象が全校か特定の学年かによって記載範囲が変わり、Webにも掲載されることを伝えることで学級内だけでしか通じない内輪の表現を防ぐことができます。

形式で指定した5つの項目は、学校文書において実務上最低限必要な要素です。特に「申込方法と期日」を1つの項目にまとめた点が重要です。これらが離れていると、保護者は期日だけを見て提出先を見落としてしまいます。挨拶文を2文以内に制限したのも、時候の挨拶が長くなって本題が後ろに追いやられるのを防ぐためです。

制約の「○○○」指定は、AIが存在しない電話番号や部署名を適当にでっち上げるのを防ぐ仕組みです。空欄にした箇所を末尾にリストアップさせることで、管理職の決裁や印刷前に埋めるべき箇所をひと目で確認できます。また、1文60文字の制限は、学校文書でありがちな長い複文を断ち切る効果があります。

用語が分からなければAha AIで: role-prompting, output-format

悪い例との比較

悪い例にないもの: 役割 · 文脈 · 形式 · 制約

よくある悪い例

保護者向けプリント書いて。10月17日に3年生の読書大会をやって申込書は10日までに集める

この指示では、時候の挨拶が4〜5行と無駄に長くなり、本文が読みにくい長文段落になってしまいます。申込方法が文章の中に埋もれてどこに提出すべきか分かりにくくなり、問い合わせ先や切り取り線は指示していないため作られません。また、学校名や担当部署の電話番号が勝手に創作されて記載されるリスクがあり、そのまま配布するとトラブルの原因になります。

バリエーション

1

申込・同意の切り取り線（提出票）だけを作る場合

本文はすでに完成しており、提出用の切り取り枠だけを急いで作りたいときに役立ちます。項目ごとのチェック欄を分けることで、回収後の集計がスムーズになります。

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以下の案内内容をもとに、{{対象}}へ配布するお便りの「提出用切り取り線（参加申込・同意書）」の部分のみを作成してください。

児童生徒の情報を記入する欄、参加・不参加を選択する欄、保護者署名欄、提出期日と提出先を1つの枠（表形式）にまとめてください。同意が必要な項目が複数ある場合は項目ごとにチェックできるようにし、案内内容にない項目は勝手に追加しないでください。

案内内容: """ {{案内内容}} """

2

学校HP・連絡アプリ用に要約する場合

同じ案内を媒体ごとの文字数制限に合わせて書き直す手間を省くため、2つの媒体用テキストを一度に出力させます。

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以下の保護者向けお便りの内容を、「学校ホームページ掲載用の文章」と「保護者連絡アプリ用のプッシュ通知文」の2パターンに書き換えてください。

ホームページ用はタイトル1行と400文字以内の本文、アプリ通知用は80文字以内の1文で作成してください。プッシュ通知文には期日と保護者が行うべきアクションを1点のみ記載し、詳細はホームページや配布プリントを確認するよう促す文末にしてください。