가정통신문 안내문 초안 작성하기

가정통신문 작성에서 가장 자주 생기는 사고는 문장이 어색한 것이 아니라 회신 기한이나 문의처가 빠져서 다음 날 다시 안내를 내보내는 일입니다. 항목이 빠지는 이유는 안내를 줄글로 쓰기 때문입니다. 이 프롬프트는 들어가야 할 항목을 번호로 고정해 두고, 없는 정보는 빈칸으로 남기게 합니다.

역할을 "공문을 오래 써 온 교사"로 잡으면 문서 말투가 한 번에 맞춰집니다. 그냥 안내문을 쓰라고 하면 광고 문구 같은 문장이 섞이고, 반대로 공문체로만 쓰라고 하면 "하기와 같이 시행하고자 하오니" 같은 문장이 이어져 학부모가 읽다 멈춥니다. 격식과 읽기 쉬움을 둘 다 적어 준 이유가 그것입니다.

맥락 문단은 받는 사람과 배부 경로를 알려 줍니다. 학교 안내문 문구는 대상이 전교생인지 한 학년인지에 따라 안내할 범위가 달라지고, 홈페이지에 함께 올라간다는 사실을 알려 주면 학급 내부에서만 통하는 표현이 줄어듭니다.

형식의 번호 다섯 개는 학교 문서에서 실제로 필요한 최소 항목입니다. 특히 신청 방법과 기한을 한 항목으로 묶은 것이 중요합니다. 이 둘이 떨어져 있으면 학부모가 기한만 보고 어디로 내는지 놓칩니다. 인사말을 두 문장으로 제한한 것도 의도한 것입니다. 계절 인사가 길어지면 본문이 두 번째 화면으로 밀려납니다.

제약의 "○○○"는 AI가 그럴듯한 전화번호나 부서 이름을 만들어 내는 것을 막는 장치입니다. 비워 둔 자리를 끝에 다시 모아 주게 한 덕분에 결재 전에 채울 목록을 따로 만들 필요가 없습니다. 한 문장 60자 제한은 학교 문서에서 습관처럼 나오는 긴 복문을 끊는 역할을 합니다.

결과는 대개 인사말이 네댓 줄로 길어지고 본문이 두 문단짜리 줄글이 됩니다. 신청 방법이 문장 안에 섞여 어디로 제출하는지 흐려지고, 문의처와 회신란은 요청하지 않았으니 아예 없습니다. 학교 이름이나 담당 부서 전화번호가 그럴듯하게 지어져 들어가는 경우도 있어 그대로 배부하면 문제가 됩니다.