결재 올릴 때 상신 사유 쓰기

한 문단 240자와 제목 한 줄이 나왔고, 첫 문장에 요청·사유·기한이 모두 들어갔다. 메모에 없는 잔금 지급 시점은 [확인]으로 남았다.

10월 팀 워크숍 대관비 96만 원 중 예약금 30만 원의 선결제를 요청드리며, 이번 주 금요일 오전까지 결재가 필요합니다. 금요일까지 입금되지 않으면 예약한 자리가 유지되지 않습니다. 제목: [워크숍] 10월 대관 예약금 선결제

부서명을 함께 알려 주면 제목 앞 대괄호가 건명 대신 부서로 채워진다.

상신 사유를 배경부터 쓰는 습관이 결재를 늦춥니다. "지난 분기 팀 워크숍 이후 구성원 의견을 수렴한 결과"로 시작하면 결재자는 무엇을 승인해 달라는 것인지 알기 위해 끝까지 읽어야 하고, 바쁘면 그냥 뒤로 미룹니다. 상신 사유 프롬프트가 하는 일은 그 순서를 뒤집는 것입니다.

과제 문단에 "첫 문장 안에 무엇을·왜·언제까지"를 못 박은 이유가 그것입니다. 세 가지를 한 문장에 넣으라고 하면 AI는 자연스럽게 결론부터 쓰게 되고, 나머지 문장은 근거를 보태는 역할만 합니다. 전자결재 사유 작성에서 결재자가 실제로 확인하는 것도 이 세 가지입니다.

형식 문단은 300자와 한 문단이라는 상한을 둡니다. 길이를 정하지 않으면 AI는 문단을 셋씩 만들어 놓는데, 결재 화면의 사유 칸은 대개 몇 줄만 보입니다. 제목 한 줄을 따로 받게 한 것은 결재함 목록에서 제목만 보고 순서를 정하는 결재자가 많기 때문입니다.

제약 문단은 사람들이 습관적으로 붙이는 말을 이름 붙여 금지합니다. 인사말과 중복된 요청 문장을 빼는 것만으로 사유가 절반으로 줄고, 남은 절반이 전부 판단 근거가 됩니다. 메모에 없는 숫자를 [확인]으로 남기게 한 것은, 결재가 끝난 뒤 금액이 달라 문서를 다시 올리는 일을 막기 위해서입니다.

결과는 "원활한 팀워크 증진을 위한 워크숍 진행에 필요한 예약금 집행을 요청드리오니 검토 후 승인하여 주시기 바랍니다" 같은 문장이 됩니다. 금요일이라는 기한이 사라져 결재가 하루 밀리면 예약이 취소되고, 금액도 문장 뒤쪽에 묻혀 결재자가 다시 첨부를 열어 봐야 합니다. 제목도 따로 없으니 결재함에서는 "지출결의서"라는 이름만 남습니다.

300자 이내라고 해도 400자 가까이 쓰는 경우가 많습니다. 초안을 받은 뒤 "인사말과 중복된 문장을 빼고 300자 이내로 줄여 줘"라고 한 번 더 요청하면 대체로 맞춰 줍니다.