물품 구매 품의서 사유까지 채우기

초안 대신 질문 3개가 먼저 왔고, 답을 준 뒤 나온 사유는 다섯 문장이었다. 견적을 아직 못 받았다고 하자 단가 옆에 [확인 필요]가 붙었다.

① 대당 80만 원은 정식 견적인가요, 시중가 추정인가요? ② 색 보정용으로 필요한 색 재현 성능 기준이 있나요? ③ 재작업 3건으로 실제 나간 비용은 얼마인가요?

렌털은 월 3만 원×36개월로 대당 108만 원이라 구매(80만 원)보다 28만 원 비쌉니다. 총액 320만 원은 36개월 기준 월 약 8만 9천 원입니다.

질문에 "모른다"고 답해도 됩니다. 그 자리가 [확인 필요]로 남아 결재 전에 채울 목록이 됩니다.

품의서가 반려되는 이유는 대개 금액이 아니라 사유입니다. "업무에 필요하여 구매하고자 합니다" 한 줄로는 결재자가 지금 안 사면 무슨 일이 생기는지, 더 싼 방법은 없는지를 다시 물어야 합니다. 품의서 프롬프트에서 가장 먼저 막아야 할 것이 이 한 줄짜리 사유입니다.

맥락 문단에 금액과 결재선을 함께 적은 이유가 여기 있습니다. 같은 물건이라도 30만 원짜리와 300만 원짜리는 결재자가 보는 곳이 다르고, 재무 담당자가 결재선에 있으면 비용 근거를 훨씬 자세히 요구합니다. 대안 비교를 미리 알려 주면 "렌털은 알아봤나"라는 뻔한 되물음을 문서 안에서 먼저 처리할 수 있습니다.

과제 문단은 "없어서 생기는 문제"와 "사고 나면 달라지는 점"을 나눠 쓰게 합니다. 품의서 사유 쓰는 법을 한 줄로 줄이면 이 두 가지입니다. 형식 문단이 항목 순서를 고정하고 구매 내역만 표로 지정한 것은, 사내 양식이 대체로 이 순서이고 숫자는 문장보다 표에서 검산하기 쉽기 때문입니다.

제약 문단의 [확인 필요]는 견적서를 아직 받지 않았을 때 AI가 그럴듯한 단가를 지어내는 것을 막습니다. 월 환산 비용을 함께 적게 한 것은 총액만 크게 보이는 착시를 줄이려는 장치입니다. 마지막 문단에서 먼저 질문하게 한 것은, 빠진 정보를 AI가 상상으로 채우는 대신 저에게 돌려주게 하기 위해서입니다.

이렇게 물으면 사유 자리에 "업무 효율 향상 및 생산성 제고를 위하여"처럼 어느 회사에나 붙는 문장이 들어갑니다. 결재자는 그 문장에서 판단할 근거를 하나도 얻지 못하니 결국 "왜 지금인지 다시 정리해 달라"며 되돌려 보냅니다. 견적을 넣지 않았으니 단가와 합계도 AI가 임의로 채우고, 그 숫자가 그대로 결재에 올라가면 나중에 정정 품의를 한 번 더 올려야 합니다.

금액이 들어간 표는 모델이 합계를 잘못 더하는 경우가 있습니다. 초안을 받은 뒤 "표의 합계가 맞는지 다시 계산해서 알려 줘"라고 한 번 더 확인하세요.