사고 경위서를 사실 순서대로 정리하기

문서보다 확인 질문 3개가 먼저 돌아왔고, 답한 뒤 네 단계가 차례로 나왔다. 메모에 없는 발송 건수와 재발 방지책의 담당·적용 시점은 [확인 필요]로 남았다.

되물음: 14:52 발송과 15:20 고객 연락 사이에, 내부에서 먼저 인지한 시각이 있습니까?

재발 방지책의 담당과 적용 시점을 함께 적어 주면 [확인 필요]가 줄어든다.

경위서를 쓸 때 사람이 가장 많이 하는 실수는 변명과 사실을 한 문장에 섞는 것입니다. "급하게 처리하느라 이전 파일을 열게 되었습니다"라고 쓰면 읽는 사람은 사실 확인을 멈추고 태도를 보기 시작합니다. 경위서 프롬프트가 하는 일은 그 두 가지를 물리적으로 떼어 놓는 것입니다.

단계를 나눠 지시한 것이 그 장치입니다. 한 번에 "경위서 써 줘"라고 하면 모델은 정렬과 판단과 작문을 뭉뚱그려 처리하면서 기억나지 않는 시각을 그럴듯하게 채웁니다. 정렬 → 사실과 추측 분리 → 작문 → 원인 정리로 끊어 주면 중간 결과가 눈에 보이고, (추정) 표시가 붙은 줄만 따로 확인하면 됩니다.

제약 문단은 감정 표현과 책임 지목을 막습니다. 사고 경위서 작성에서 다른 부서를 원인으로 적은 한 줄은 사실 여부와 상관없이 문서의 목적을 바꿔 버립니다. 징계나 법적 판단을 하지 말라는 줄도 같은 이유입니다. 그 판단은 이 문서를 받는 사람의 몫입니다.

마지막 문단에서 먼저 되묻게 한 것은 시각 때문입니다. 메모의 시각은 대개 군데군데 비어 있는데, 모델은 빈칸을 보면 앞뒤 사이 시각을 만들어 넣습니다. 지어낸 시각 하나가 문서 전체의 신뢰를 무너뜨리므로, 채우기 전에 질문하게 만들어 두는 편이 안전합니다.

결과는 사과문에 가까운 글이 됩니다. "깊이 반성하고 있으며 다시는 이런 일이 없도록 하겠습니다" 같은 문장이 절반을 차지하고, 정작 몇 시에 무엇을 했는지는 문단 속에 흩어져 감사 담당자가 시간순으로 다시 정리해야 합니다. 비어 있던 시각은 그럴듯한 숫자로 채워지는데, 나중에 메일 발송 기록과 대조하면 어긋나 문서 전체를 다시 써야 합니다.

단계마다 결과를 보여 달라고 해도 최종 문서만 내놓는 모델이 있습니다. 그럴 때는 "2단계까지만 먼저 보여 줘"라고 끊어서 요청하세요. 되묻기를 건너뛰고 바로 문서를 쓰는 경우도 있으니, 결과를 받은 뒤 [확인 필요] 표시가 하나도 없다면 시각을 임의로 채웠는지 다시 확인하세요.