이메일 초안을 정중하고 분명하게 고치기

180자 안팎의 메일이 나왔고, 초안에 없는 회신 기한은 지어내지 않고 대괄호 빈칸으로 남았습니다.

제목: 9월 납품 일정 조정 요청 (9/15 → 9/22)

과장님, 안녕하세요. 저희 생산 라인에 문제가 생겨 9월 15일로 예정되어 있던 납품을 9월 22일로 일주일 미루게 되었습니다. 9월 22일 납품으로 조정이 가능한지 [회신 기한]까지 회신 부탁드립니다.

보내기 전에 대괄호 자리를 실제 날짜로 바꿔 주세요.

메일을 고쳐 달라는 요청에서 가장 자주 나는 사고는 두 가지입니다. 하나는 AI가 없던 내용을 덧붙이는 것이고, 다른 하나는 지나치게 공손해져서 정작 무엇을 요청하는지 흐려지는 것입니다. 이 프롬프트의 문장들은 그 둘을 막는 데 집중합니다.

역할을 "한국 직장 문화에 밝은 코치"로 잡은 것은, 영어권 비즈니스 메일 관습(첫 문장부터 요청)과 한국식 관습(인사와 양해가 먼저) 사이에서 후자를 고르게 하기 위해서입니다. 맥락 문단에서 받는 사람과 상황을 알려 주면 존댓말 수위와 사과의 강도가 달라집니다. 같은 초안이라도 상대가 상사인지 거래처인지에 따라 결과가 크게 바뀌므로 이 두 변수는 꼭 채우는 편이 좋습니다.

과제 문단의 "내용을 새로 지어내지 말고"는 짧지만 중요합니다. 이 말이 없으면 AI는 "추가 비용 없이 진행하겠습니다" 같은 약속을 친절하게 끼워 넣습니다. 형식 문단은 순서와 길이를 정해 메일이 길어지는 것을 막습니다. 정중함을 요구하면 AI는 길이로 정중함을 표현하려는 경향이 있는데, 200자 제한이 이를 붙잡습니다.

제약 문단의 "무엇을 언제까지"는 요청 메일의 핵심입니다. 상대가 답장에서 다시 물어보지 않아도 되는 메일이 좋은 메일입니다. 초안을 """ 로 감싼 것은 초안 안의 문장이 지시로 오해되지 않게 하려는 장치입니다.

받는 사람과 상황이 없으니 AI는 가장 무난한 수위를 고릅니다. 결과는 "귀하의 너그러운 양해를 부탁드립니다" 같은 문장으로 채워진, 길고 무엇을 원하는지 불분명한 메일이 되기 쉽습니다. 길이 제한이 없어 초안의 두 배로 늘어나는 일도 흔합니다.