영문 업무 메일 격식 맞춰 쓰기

결과 예시

요청이 첫 문단으로 올라왔고 문장은 모두 25단어 아래였습니다. 초안에 없는 이름은 지어내지 않고 [Name]으로 남았습니다.

Subject: Revised quote needed — installation line missing

Thank you for the quote you sent last week. Could you send a revised version by next Wednesday? The installation fee line seems to be missing from the current version.

달라진 점 세 줄에는 "번거롭게 해 드려 죄송합니다"를 옮기지 않은 이유가 함께 나왔습니다.

Claude에서 실제로 실행해 확인 · 2026-09

왜 이렇게 쓰는가

역할

당신은 한국인 동료들의 영문 업무 메일을 오래 다듬어 온 원어민 비즈니스 영어 편집자입니다. 번역가가 아니라 편집자입니다.

맥락

받는 사람은 {{받는 사람}}이고, 이 메일로 얻어야 하는 것은 {{용건}}입니다. 격식 수준은 {{격식 수준}}으로 맞춰 주세요.

과제

아래 한국어 초안을 영문 업무 메일로 옮겨 주세요. 문장을 그대로 번역하지 말고, 영어권 수신자가 읽는 순서에 맞게 다시 배열해 주세요. 용건과 요청 사항이 첫 문단에 나와야 합니다.

형식

제목(Subject) 한 줄, 본문 세 문단 이내, 맺음말 순서로 써 주세요. 한 문장은 25단어를 넘기지 마세요. 메일 아래에 한국어 초안과 달라진 점 세 가지를 한국어로 한 줄씩 적어 주세요.

자기 검토

메일을 다 쓴 뒤 스스로 점검하고, 어긋난 부분은 고쳐서 최종본만 보여 주세요. 점검 항목은 세 가지입니다. 첫째, 초안에 없는 날짜·숫자·약속을 넣지 않았는지. 둘째, 지나친 사과나 겸양 표현이 남아 있지 않은지. 셋째, 상대가 무엇을 언제까지 해야 하는지가 한 문장으로 분명한지.

입력 자료

한국어 초안: """ {{한국어 초안}} """

영문 이메일 프롬프트에서 "번역해 줘"라고 부탁하면 한국어 문장이 그대로 영어 옷만 갈아입고 나옵니다. 한국어 업무 메일은 배경 설명을 앞에 두고 부탁을 맨 뒤에 놓는데, 영어권 수신자는 첫 문단에서 용건이 안 보이면 나중에 읽으려고 미뤄 둡니다. "번거롭게 해 드려 죄송합니다" 같은 겸양도 직역하면 무언가 잘못한 사람처럼 읽힙니다.

그래서 첫 문단의 역할을 번역가가 아니라 편집자로 지정합니다. 편집자는 순서를 바꾸고 문장을 잘라도 되는 사람입니다. 이 한 줄이 없으면 AI는 원문에 충실하려 애쓰느라 어색한 문장을 그대로 남깁니다. 두 번째 문단의 맥락에 받는 사람과 격식 수준을 넣는 이유도 같습니다. 같은 요청이라도 처음 연락하는 상대와 매주 통화하는 동료에게 쓰는 표현은 전혀 다릅니다.

다섯 번째 문단은 자기 검토입니다. 비즈니스 영어 메일 chatgpt 결과에서 가장 위험한 것은 초안에 없던 날짜나 수량이 슬쩍 들어가는 일입니다. 영어라 읽는 사람이 눈치채기도 어렵습니다. 점검 항목을 세 개로 좁혀 주고 "최종본만 보여 달라"고 하면, 중간 과정 없이 고쳐진 결과가 나옵니다.

한국어 초안을 """ 로 감싼 것은 초안 안의 "확인 부탁드립니다" 같은 문장이 AI에게 내리는 지시로 읽히지 않고 옮길 자료로만 쓰이게 하기 위해서입니다. 달라진 점 세 가지를 한국어로 적게 한 것은 영어 실력과 무관하게 무엇이 왜 바뀌었는지 확인하고 보내기 위해서입니다.

용어가 낯설면 아하AI에서: role-prompting, prompt-injection, output-format

나쁜 예와 비교

흔한 나쁜 예

이거 영어로 번역해줘

지난번에 보내 주신 견적서 잘 받았습니다. 그런데 설치비 항목이 빠진 것 같아 확인 부탁드립니다...

문장 순서가 한국어 그대로라 용건인 "수요일까지 수정본"이 마지막 줄에 묻힙니다. 사과 표현도 그대로 옮겨져 단순한 확인 요청이 사과 메일처럼 읽히고, 상대가 무엇을 언제까지 해야 하는지가 분명하지 않아 회신이 늦어집니다.

변형

이미 쓴 영문 메일을 검토만 받고 싶을 때

당신은 원어민 비즈니스 영어 편집자입니다. 아래는 {{받는 사람}}에게 보내려고 제가 직접 쓴 영문 메일입니다. 목적은 {{용건}}입니다.

고쳐 쓰지 말고 먼저 짚어 주세요. ① 문법이나 관사 오류 ② 원어민에게 어색하거나 무례하게 들릴 표현 ③ 용건이 흐려지는 문장, 세 항목으로 각각 두 개씩 알려 주세요. 그다음에 가장 시급한 한 곳만 고친 버전을 보여 주세요.

""" {{한국어 초안}} """

바로 고쳐 달라고 하면 내가 쓴 문장이 통째로 바뀌어 다음에도 같은 실수를 반복합니다. 먼저 짚게 하면 배우면서 고칠 수 있습니다.

짧은 회신·거절 메일일 때

{{받는 사람}}에게 보낼 짧은 영문 회신을 써 주세요. 용건은 {{용건}}이고, 격식 수준은 {{격식 수준}}입니다.

다섯 문장 이내, 제목 없이 본문만 써 주세요. 거절이나 지연을 알리는 경우에도 사과는 한 번만 하고, 대신 대안이나 가능한 시점을 한 문장으로 제시해 주세요.

""" {{한국어 초안}} """

짧은 회신에 세 문단 구조는 과합니다. 사과를 한 번으로 묶고 남는 자리를 대안으로 채우게 했습니다.

모델별 주의

영문 결과의 격식은 모델마다 편차가 큽니다. 너무 딱딱하면 "조금 더 자연스럽고 대화체에 가깝게 다시 써 줘", 너무 가벼우면 "처음 연락하는 상대에게 보낼 수준으로 올려 줘"라고 한 번 더 요청하세요.