미팅 뒤 합의 사항 확인 메일 쓰기

"이야기됨"으로만 적힌 단가 인하가 합의가 아니라 미정 쪽으로 내려갔고, 아무도 꺼내지 않은 물류비도 미정에 남았다. 본문은 380자.

아직 정하지 못한 것

1. 납품 단가 3% 인하 — 방향은 이야기됐으나 확정 전으로 이해했습니다.
2. 최소 수량 조건 — 다음 주에 다시 논의하기로 했습니다.
3. 물류비 부담 — 오늘 언급되지 않았습니다.

미정이 많아 보이면 "미정 항목마다 언제까지 정할지 한 줄씩"을 덧붙이세요.

미팅 후 팔로업 메일을 "잘 부탁드립니다"로 끝내면, 두 주 뒤에 서로 다른 이야기를 하게 됩니다. 말로 오간 내용은 각자 유리한 쪽으로 기억되기 때문입니다. 이 프롬프트는 메일을 예쁘게 쓰는 도구가 아니라, 합의된 것과 아직 아닌 것의 경계를 글로 못 박아 상대에게 확인받는 도구입니다.

맥락 문단이 "확인받는 것이 목적"이라고 먼저 밝히는 이유가 여기 있습니다. 목적을 말하지 않으면 AI는 이 메일을 감사 인사로 이해하고, 정작 중요한 미정 항목을 부드럽게 뭉개 버립니다. 목적 한 줄이 메일의 성격을 바꿉니다.

형식 문단에서 "합의한 것"과 "아직 정하지 못한 것"을 나눈 목록이 이 메일의 전부입니다. 애매한 항목을 미정 쪽에 넣으라고 정한 것도 의도된 것입니다. 확실하지 않은 것을 합의 목록에 올렸다가 나중에 물리는 쪽이, 미정으로 적었다가 상대가 "그건 정해진 걸로 알았습니다"라고 답장하는 쪽보다 훨씬 손해입니다.

메모를 """ 로 감싼 이유는, 메모 안의 "계약서 초안은 우리가 먼저 보내기로" 같은 문장이 AI에게 지시로 읽히지 않고 자료로만 쓰이게 하기 위해서입니다. 협의 내용 확인 메일은 대부분 급하게 쓴 메모에서 출발하니, 구분 없이 붙여 넣으면 메모의 말투가 그대로 메일에 섞여 나옵니다.

이렇게 쓰면 감사 인사로 시작해 "논의된 사항을 잘 정리하여"로 흐르는 메일이 나옵니다. 합의된 것과 논의만 한 것이 한 문단에 섞여 있어, 나중에 이 메일을 근거로 꺼내도 어느 쪽이 확정이었는지 가려지지 않습니다. 아직 정하지 못한 항목은 아예 빠지거나 "추후 협의"라는 한마디로 뭉개져 있는 경우가 많습니다.

400자 안팎이라고 해도 예의 표현을 붙이다 두 배로 늘어나는 경우가 많습니다. 초안을 받은 뒤 "인사와 맺음말을 각각 한 줄로 줄여 줘"라고 한 번 더 요청하면 목록만 남아 읽기 좋아집니다.