회의록을 액션 아이템 표로 정리하기

표 3행이 나왔고 담당·기한이 없는 2건은 "미정"으로 채워졌다. "다음 주에 다시 논의"로 끝난 광고 예산은 표에서 빠져 아래 확인 항목으로 갔다.

"미정 항목만 따로 모아 줘"를 덧붙이면 회의 뒤 확인할 목록이 바로 나온다.

이 프롬프트가 하는 일은 단순합니다. 긴 글에서 "할 일"만 골라 표로 옮기는 것입니다. 그런데 그냥 "정리해 줘"라고 하면 AI는 회의 내용 전체를 요약하려 들고, 결정된 일과 그냥 나온 말을 섞어 버립니다. 그래서 문장 하나하나가 그 실수를 막는 장치로 들어가 있습니다.

첫 문단의 역할은 "서기"입니다. 회의 서기는 의견을 내지 않고 기록만 합니다. 이 한 단어로 AI가 자기 의견이나 제안을 덧붙이는 일이 눈에 띄게 줄어듭니다. 두 번째 문단의 맥락은 이 표를 누가 왜 보는지 알려 줍니다. "각자 무엇을 해야 하는지 확인"이라는 목적이 있어야 AI가 담당자 열을 비워 두지 않으려 애씁니다.

과제 문단에서 "논의만 하고 결정하지 않은 사항은 제외"가 핵심입니다. 회의록에서 가장 흔한 오염은 "다음에 이야기하자"고 한 안건이 할 일로 둔갑하는 것입니다. 형식 문단은 열 이름을 순서까지 지정하고, 빈칸 대신 "미정"을 쓰라고 합니다. 빈칸은 AI가 그럴듯한 이름이나 날짜를 지어내는 자리가 되기 쉽습니다.

제약 문단의 "확인이 필요한 항목"은 AI가 애매한 부분을 표에 억지로 넣는 대신 따로 꺼내 놓게 하는 출구입니다. 마지막으로 회의록을 """ 로 감싼 이유는, 회의록 안에 "이건 정리하지 마"처럼 지시로 읽힐 수 있는 문장이 섞여 있어도 AI가 자료와 지시를 구분하게 하기 위해서입니다.

이렇게 물으면 AI는 "정리"를 요약으로 이해합니다. 결과는 회의 흐름을 문단으로 풀어 쓴 글이고, 정작 필요한 담당자와 기한은 문장 속에 흩어져 다시 찾아야 합니다. 결정된 일과 논의만 한 일도 구분되지 않아 표를 받아도 다시 손으로 걸러야 합니다.

표 안에서 줄바꿈이 필요할 때 ChatGPT와 Claude는 마크다운 표를 잘 만들지만, 결과를 엑셀에 붙여 넣으려면 "표를 탭으로 구분한 텍스트로도 한 번 더 보여 줘"라고 덧붙이는 편이 편합니다.