길게 오간 메일 스레드 흐름 정리하기

네 부분이 모두 나왔고, 스레드에 기한이 없어 '다음에 할 일' 두 건은 "기한 언급 없음"으로 표시됐습니다.

한 줄 결론 8월 정산서 3번 항목 단가를 두고 확인이 오가는 중이고, 우리 쪽 근거 자료 정리가 아직 끝나지 않았습니다.

아직 정해지지 않은 것 협력사가 우리 설명을 받아들였는지는 스레드에 나오지 않습니다. 근거 자료의 형식과 범위도 정해지지 않았습니다.

스무 통 넘게 오간 메일을 붙여 넣고 "요약해 줘"라고 하면, 대개 시간순 줄거리가 돌아옵니다. 누가 언제 무슨 말을 했는지는 알겠는데 정작 지금 무엇이 정해졌고 무엇이 남았는지는 여전히 보이지 않습니다. 메일 스레드 요약 프롬프트가 바꿔야 하는 지점이 여기입니다. 필요한 것은 줄거리가 아니라 현재 상태입니다.

첫 문단의 과제가 "요약"이 아니라 "경위 정리"인 것은 의도적입니다. 요약은 길이를 줄이는 일이고 경위 정리는 상태를 밝히는 일이라, 같은 자료를 넣어도 결과의 성격이 달라집니다. 정리 목적을 함께 넣으면 같은 스레드라도 팀원 공유용은 배경을 남기고, 회신 준비용은 쟁점만 남기는 식으로 한 번 더 갈립니다.

두 번째 문단은 단계를 지정합니다. 발언을 한 줄씩 뽑고 쟁점별로 묶은 다음에야 결론을 내게 하면, 스레드 중간에서 뒤집힌 결정을 놓치는 일이 줄어듭니다. 특히 마지막에 온 메일만 보고 결론을 단정하는 흔한 오류를 막아 줍니다. 형식 문단에서 합의된 것과 아직 정해지지 않은 것을 따로 두는 이유도 같습니다. 두 가지가 한 문단에 섞이면 읽는 사람이 다시 가려내야 합니다.

제약 문단의 재인용 규칙은 메일에만 있는 문제를 다룹니다. 답장마다 이전 메일이 통째로 딸려 오기 때문에, 같은 문장이 열 번 반복되면 AI는 그 내용을 실제보다 중요하게 다룹니다. 마지막으로 스레드를 """ 로 감싼 것은 메일 안의 "이 부분은 무시해 주세요" 같은 문장이 지시가 아니라 자료로 읽히게 하기 위해서입니다.

시간순으로 늘어놓은 문단이 돌아옵니다. 결론이 어디 있는지 몰라 결국 원본을 다시 열게 되고, 중간에서 번복된 합의가 그대로 살아 있는 채로 정리되기도 합니다. 재인용된 옛 메일이 여러 번 세어져 이미 끝난 이야기가 진행 중인 쟁점처럼 올라오는 일도 잦습니다.