휴가 중 부재 알림 자동 응답 쓰기

사내용과 사외용이 인사말만 다른 글이 아니라 실제로 다르게 나왔고, "죄송합니다"는 사외용에 한 번만 들어갔다. 휴가 사유와 개인 번호는 나오지 않았다.

[부재] 9/7(월)~9/11(금) 휴가 9월 7일(월)부터 9월 11일(금)까지 자리를 비웁니다. 급한 건은 박 매니저에게 사내 메신저로 연락해 주세요. 9월 14일(월)에 돌아와 받은 순서대로 회신하겠습니다.

[부재중 안내] 9월 7일~11일 부재 안내 (…) 급한 사안은 같은 팀 박 매니저(team@example.co.kr)에게 연락해 주시면 대신 확인해 드립니다. 9월 14일(월)에 복귀해 받은 순서대로 회신드리겠습니다.

부재중 자동응답 메일 문구에서 가장 자주 빠지는 것은 정작 상대에게 필요한 정보입니다. "휴가 중이라 답이 늦습니다"만 적혀 있으면 메일을 보낸 사람은 얼마나 기다려야 하는지, 급하면 누구에게 가야 하는지 알 수 없어 결국 같은 메일을 한 번 더 보내거나 다른 사람에게 전화를 겁니다. 자동 응답의 목적은 사과가 아니라 상대의 다음 행동을 정해 주는 것입니다.

첫 문단의 맥락에서 사내와 사외 메일이 함께 들어온다고 밝히는 이유가 여기 있습니다. 이 한 줄이 있어야 AI가 두 종류의 독자를 염두에 두고, 세 번째 문단에서 요구하는 두 가지 버전을 실제로 다르게 씁니다. 맥락 없이 "두 개 만들어 줘"라고만 하면 인사말만 살짝 바뀐 거의 같은 글이 나옵니다.

형식 문단은 순서를 못 박습니다. 부재 기간 → 급한 경우 연락처 → 복귀 후 처리 방식입니다. 휴가 자동회신 메일 예시를 찾아보면 대부분 이 셋 중 하나가 빠져 있습니다. 특히 "돌아와서 받은 순서대로 회신하겠다"는 문장은 상대가 언제쯤 답을 받을지 가늠하게 해 주는 문장이라 중요합니다.

마지막 제약은 두 방향으로 작동합니다. 하나는 넣지 말아야 할 것을 막습니다. 자동 응답은 스팸을 보낸 사람에게도, 처음 연락한 거래처에도 똑같이 나가기 때문에 여행지나 개인 번호가 들어가면 곤란합니다. 다른 하나는 사과를 한 번으로 줄여, 남는 자리를 상대가 실제로 쓸 수 있는 정보로 채우게 합니다. 날짜와 연락처를 지어내지 말라는 조건도 여기 함께 둡니다. 자동 응답은 한 번 켜 두면 다시 읽지 않기 때문에, 틀린 복귀일이 일주일 내내 나가도 아무도 알려 주지 않습니다.

기간도 복귀일도 없으니 AI는 "○월 ○일까지 부재중입니다" 같은 빈칸 투성이 문장을 내놓거나, 그럴듯한 날짜를 임의로 채워 넣습니다. 대체 담당자가 없어 급한 상대는 여전히 갈 곳이 없고, 사내·사외 구분이 없어 거래처에 지나치게 편한 문장이 나가기도 합니다. 결국 받은 문구를 그대로 쓰지 못하고 날짜와 이름을 손으로 채워 넣게 되는데, 그러다 한 군데를 놓치면 빈칸이 그대로 발송됩니다.