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왜 이렇게 쓰는가
블록을 누르면 그 문단이 보입니다
저는 {{휴가 기간}} 동안 자리를 비웁니다. 그동안 제 메일함에는 사내 동료가 보내는 업무 메일과 사외 거래처가 보내는 문의가 섞여 들어옵니다. 이 메일들에 자동으로 나갈 부재중 응답을 준비하려고 합니다.
자동 응답 문구를 써 주세요. 급한 건은 {{대체 담당자}}에게 연락하도록 안내하고, 제가 {{복귀일}}에 돌아와 받은 순서대로 회신한다는 점을 분명히 알려 주세요.
사내용과 사외용 두 가지를 따로 만들어 주세요. 각각 제목 한 줄과 본문 다섯 줄 이내로 하고, 본문은 부재 기간 → 급한 경우 연락처 → 복귀 후 처리 방식 순서로 써 주세요. 사외용은 존칭과 인사말을 갖추고, 사내용은 한두 줄 더 짧게 해 주세요.
휴가 사유, 여행지, 개인 휴대폰 번호는 넣지 마세요. "죄송합니다"는 전체에서 한 번만 쓰고 나머지는 상대가 무엇을 하면 되는지 알려 주는 문장으로 채워 주세요. 제가 알려 주지 않은 날짜, 부서, 연락처는 지어내지 마세요.
- 재료 AI가 알아야 할 것 ×1
- 할 일 무엇을 어떻게 할지 ×1
- 결과물 어떤 모양으로 돌려받을지 ×2
부재중 자동응답 메일 문구에서 가장 자주 빠지는 것은 정작 상대에게 필요한 정보입니다. "휴가 중이라 답이 늦습니다"만 적혀 있으면 메일을 보낸 사람은 얼마나 기다려야 하는지, 급하면 누구에게 가야 하는지 알 수 없어 결국 같은 메일을 한 번 더 보내거나 다른 사람에게 전화를 겁니다. 자동 응답의 목적은 사과가 아니라 상대의 다음 행동을 정해 주는 것입니다.
해설 더 읽기 · 3문단
첫 문단의 맥락에서 사내와 사외 메일이 함께 들어온다고 밝히는 이유가 여기 있습니다. 이 한 줄이 있어야 AI가 두 종류의 독자를 염두에 두고, 세 번째 문단에서 요구하는 두 가지 버전을 실제로 다르게 씁니다. 맥락 없이 "두 개 만들어 줘"라고만 하면 인사말만 살짝 바뀐 거의 같은 글이 나옵니다.
형식 문단은 순서를 못 박습니다. 부재 기간 → 급한 경우 연락처 → 복귀 후 처리 방식입니다. 휴가 자동회신 메일 예시를 찾아보면 대부분 이 셋 중 하나가 빠져 있습니다. 특히 "돌아와서 받은 순서대로 회신하겠다"는 문장은 상대가 언제쯤 답을 받을지 가늠하게 해 주는 문장이라 중요합니다.
마지막 제약은 두 방향으로 작동합니다. 하나는 넣지 말아야 할 것을 막습니다. 자동 응답은 스팸을 보낸 사람에게도, 처음 연락한 거래처에도 똑같이 나가기 때문에 여행지나 개인 번호가 들어가면 곤란합니다. 다른 하나는 사과를 한 번으로 줄여, 남는 자리를 상대가 실제로 쓸 수 있는 정보로 채우게 합니다. 날짜와 연락처를 지어내지 말라는 조건도 여기 함께 둡니다. 자동 응답은 한 번 켜 두면 다시 읽지 않기 때문에, 틀린 복귀일이 일주일 내내 나가도 아무도 알려 주지 않습니다.
용어가 낯설면 아하AI에서: output-format, prompt
나쁜 예와 비교
휴가 자동응답 메일 문구 하나 써줘
기간도 복귀일도 없으니 AI는 "○월 ○일까지 부재중입니다" 같은 빈칸 투성이 문장을 내놓거나, 그럴듯한 날짜를 임의로 채워 넣습니다. 대체 담당자가 없어 급한 상대는 여전히 갈 곳이 없고, 사내·사외 구분이 없어 거래처에 지나치게 편한 문장이 나가기도 합니다. 결국 받은 문구를 그대로 쓰지 못하고 날짜와 이름을 손으로 채워 넣게 되는데, 그러다 한 군데를 놓치면 빈칸이 그대로 발송됩니다.
변형
반차·출장처럼 하루만 비울 때
하루짜리 부재에 다섯 줄짜리 안내가 나가면 오히려 과합니다. 버전 구분을 없애고 길이를 세 줄로 묶었습니다.
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저는 {{휴가 기간}} 동안만 자리를 비우고 {{복귀일}}에 정상 근무합니다.
한 문단, 세 줄 이내의 짧은 자동 응답을 써 주세요. 급하면 {{대체 담당자}}에게 연락하라는 안내를 한 줄 넣고, 나머지는 언제 답을 받을 수 있는지만 알려 주세요. 사과 표현은 넣지 마세요.
해외 거래처에도 함께 나가는 영문 자동 응답
해외 거래처가 있으면 두 언어를 한 통에 담는 편이 안전합니다. 직역을 막는 조건을 넣어 어색한 영어 문장이 나가지 않게 했습니다.
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저는 {{휴가 기간}} 동안 자리를 비우고 {{복귀일}}에 복귀합니다. 급한 건은 {{대체 담당자}}가 대신 받습니다.
한국어 자동 응답과 영문 자동 응답을 위아래로 붙여 하나의 본문으로 만들어 주세요. 영문은 직역하지 말고 영어권에서 쓰는 부재중 안내 표현으로 써 주세요. 각각 다섯 줄 이내, 사이에 구분선을 한 줄 넣어 주세요.
모델별 주의
메일 앱의 자동 응답 칸은 서식을 그대로 옮기지 못하는 경우가 있습니다. 굵은 글씨나 표가 섞여 나오면 "서식 없이 평문으로 다시 써 줘"라고 한 번 더 요청하세요
마지막 수정 2026-09-02 · 잘못된 점이 있나요? 알려 주세요