여러 사람 일정을 메일로 조율하기

제목 한 줄과 여덟 줄 본문이 나왔고, 후보마다 번호가 붙어 "1 가능 / 2 불가"로 답할 수 있게 됐다.

[회의 요청] 하반기 공동 프로모션 범위·예산 확정 (1시간)

1. 9월 8일(화) 오후 2~4시 중 1시간
2. 9월 9일(수) 오전 10~12시 중 1시간
3. 9월 11일(금) 오후 4시 이후

번호별로 '가능/불가'만 적어 [회신 기한]까지 회신해 주시면 가장 많은 분이 가능한 시간으로 확정해 안내드리겠습니다. 세 후보 모두 어려우시면 가능한 시간대를 두 개만 알려 주세요.

[회신 기한] 자리는 보내기 전에 직접 채우세요.

일정 조율 메일 프롬프트가 실패하는 지점은 문장이 아니라 질문의 모양입니다. "언제가 편하세요"라고 물으면 세 사람에게서 서로 겹치지 않는 세 개의 답이 돌아오고, 다시 조율 메일을 보내야 합니다. 메일 한 통으로 끝내려면 상대가 새로 생각할 일이 없어야 합니다. 이 프롬프트는 그 구조를 강제합니다.

두 번째 문단의 과제가 그것입니다. "일정 조율 메일을 써 줘"가 아니라 "후보마다 가능·불가능만 표시해 답장하면 일정이 정해지도록" 써 달라고 합니다. 무엇을 쓸지가 아니라 상대가 무엇을 하게 만들지를 과제로 준 것이라, AI가 문장을 고를 때 기준이 생깁니다.

형식에서 순서를 못 박은 이유는 목적이 뒤로 밀리기 때문입니다. 회의 일정 조율 문구는 흔히 안부 인사로 시작해 세 문단쯤 지나서야 본론이 나오는데, 그러면 바쁜 사람은 후보 시간을 못 보고 넘깁니다. 목적 한 문장과 소요 시간을 앞에 두면 상대가 참석 여부를 곧바로 판단할 수 있습니다.

제약은 세 가지를 막습니다. 열린 질문 금지가 첫째이고, 지어내기 금지가 둘째입니다. 후보 일정을 짧게 적으면 AI는 회의실 이름이나 화상회의 링크를 자연스럽게 만들어 넣습니다. 회신 기한도 마찬가지여서, 자리만 남기라고 하지 않으면 그럴듯한 날짜를 하나 골라 적습니다. 셋째는 예외 처리입니다. 모두 안 되는 경우의 안내 한 줄이 없으면, 그 한 사람 때문에 조율이 처음으로 돌아갑니다. 후보 일정을 """ 로 감싼 것은 메모 속의 문장이 지시로 읽히지 않게 하기 위해서입니다.

후보가 없으니 AI는 "다음 주 중 편하신 시간을 알려 주시면"으로 마무리하는 메일을 씁니다. 받는 사람마다 다른 요일을 답해 오고, 겹치는 시간을 찾느라 메일이 세 번 더 오갑니다. 목적이 없어 상대는 이 회의에 자기가 꼭 필요한지도 판단하지 못합니다.

날짜 계산은 모델이 자주 틀립니다. "다음 주 화요일"처럼 상대적인 표현 대신 후보 일정에 실제 날짜를 적어 넣고, 결과에 나온 요일이 맞는지 한 번 확인하세요.