왜를 다섯 번 물어 근본 원인 찾기

5단계가 모두 나왔고, 자료에 근거가 없는 3단계에는 "추정"이 붙었다. 사람 탓으로 끝난 단계는 없었다.

4단계 — 왜: 왜 업무량이 늘었는데 조정이 없었는가 / 답: 지연이 기록으로 남지 않아 문제가 커진 뒤에야 드러난다 / 근거: "급한 건은 팀장이 대신 답하는데 기록이 남지 않음"

근본 원인은 "처리량과 지연이 측정되지 않는다"로 모였고, 대책 2개가 이어졌다.

5Why 분석을 ChatGPT에 맡길 때 자주 벌어지는 일은 첫 답에서 멈추는 것입니다. "왜 답변이 늦었나"라고 물으면 "담당자가 바빠서"가 나오고, 그럴듯하니 거기서 회의가 끝납니다. 다음 달에 같은 일이 또 생깁니다. 바쁘다는 것은 증상이지 원인이 아니기 때문입니다.

세 번째 문단이 그 멈춤을 막습니다. 단계를 다섯 개로 못 박고, 각 단계가 앞 단계의 답을 그대로 받아 다시 묻게 했습니다. 한꺼번에 "근본 원인을 찾아 줘"라고 하면 AI는 중간을 건너뛰고 결론처럼 보이는 문장 하나를 내놓습니다. 중간을 다 적게 하면 어느 칸에서 논리가 헐거워졌는지 사람이 확인할 수 있습니다.

과제를 "다시 일어나지 않게 하려고"라는 목적과 함께 준 것도 중요합니다. 목적이 없으면 원인 분석이 사후 보고서용 설명으로 흐릅니다. 각 단계를 "왜 / 답 / 근거" 세 줄로 고정한 것은 근거 줄이 없으면 다섯 단계가 그냥 상상의 사슬이 되기 때문입니다. 세 줄 중 근거가 비어 있는 단계가 보이면 거기서부터 사람이 자료를 더 찾아야 한다는 신호로 읽으면 됩니다.

마지막 제약 두 가지가 이 프롬프트의 성격을 정합니다. 자료에 없으면 "추정"으로 표시하게 해 지어낸 원인을 걸러 내고, 사람 탓으로 끝나는 답을 금지해 한 단계 더 파고들게 합니다. 근본 원인 분석 프롬프트가 "누가 잘못했나"로 끝나면 고칠 수 있는 것이 남지 않습니다. 배경 자료를 """ 로 감싼 것은 자료 속 문장이 지시로 읽히지 않게 하려는 것입니다.

다섯 줄이 나오기는 하는데, 배경 자료가 없으니 담당자 수도 반품 업무도 모른 채 일반론으로 채웁니다. "인력 부족 → 채용 필요"처럼 우리 사정과 무관하게 흔한 결론에 도착하고, 근거가 없어 회의에서 반박도 검증도 할 수 없습니다. 기록이 남지 않는 대리 답변 같은, 자료에만 있는 실마리는 아예 다뤄지지 않습니다.