인수인계 문서 빠짐없이 채우기

왜 이렇게 쓰는가

이 프롬프트는 블록 7개로 짜여 있습니다

블록을 누르면 그 문단이 보입니다

역할 역할 · 누구로서 답할지

당신은 인수인계를 여러 번 주고받아 본 실무자입니다. 무엇이 빠지면 후임이 첫 주에 막히는지 알고 있습니다.

역할 누구로서 답할지 ×1
재료 AI가 알아야 할 것 ×2
할 일 무엇을 어떻게 할지 ×3
결과물 어떤 모양으로 돌려받을지 ×1

인수인계서는 한 번에 쓰면 반드시 빠집니다. 오래 해 온 일일수록 몸이 기억하는 절차는 글로 적히지 않기 때문입니다. 인수인계서 프롬프트가 할 일은 문서를 예쁘게 만드는 것이 아니라, 내 머릿속에서 아직 꺼내지 않은 것을 꺼내게 만드는 것입니다.

해설 더 읽기 · 3문단

그래서 세 번째 문단에서 작업을 세 단계로 나눠 진행하게 했습니다. 목록을 먼저 만들고, 그 목록을 보면서 상세를 채우고, 마지막에 빠진 것을 점검하는 순서입니다. 한 번에 시키면 AI는 그럴듯한 양식 한 장을 만들어 주고 끝나지만, 목록을 먼저 눈으로 보면 "아, 분기 정산도 있었지" 같은 것이 그때 떠오릅니다. "다음이라고 할 때만"은 세 단계가 한 화면에 쏟아지지 않게 잡아 두는 장치입니다.

형식 문단이 열 이름과 다섯 항목을 못 박은 이유는 인수인계에서 빠지는 것이 늘 같은 자리이기 때문입니다. "어디서"가 없으면 후임은 파일을 찾다가 하루를 씁니다. "막히면 누구에게"가 없으면 결국 저에게 전화가 옵니다. 자료에 없는 것을 [확인 필요]로 남기게 한 것은, 빈칸을 그럴듯한 문장으로 메우는 일을 막기 위해서입니다.

여섯 번째 문단에서 시작 전에 되묻게 한 것은 이 프롬프트에서 가장 값이 큰 부분입니다. 내가 빠뜨린 것을 나는 모르지만, 목록을 본 AI는 "승인 권한은 누가 갖나요?" 같은 질문을 합니다. 그 질문 자체가 인수인계 항목이 됩니다. 자료를 """ 로 감싼 것은 주의사항에 적은 메모가 지시로 읽히지 않게 하기 위해서입니다.

용어가 낯설면 아하AI에서: output-format, context-window

나쁜 예와 비교

나쁜 예에 없는 것: 역할 · 단계 · 형식 · 되묻기 · 입력 자료

흔한 나쁜 예

인수인계서 양식대로 써줘. 나는 온라인몰 상품 등록이랑 재고 관리 담당이야.

돌아오는 것은 어느 회사에나 붙는 빈 양식입니다. 업무 개요, 주요 업무, 특이사항 같은 제목만 있고 내용은 제가 다시 채워야 합니다. 게다가 AI가 일반적인 상품 관리 절차를 상상해 채워 넣으면, 우리 회사에서는 하지 않는 일이 인수인계서에 적힌 채 후임에게 넘어갑니다.

변형

1

퇴사일까지 시간이 없을 때 (핵심만)

급할 때는 완성도보다 우선순위입니다. 멈추면 안 되는 일부터 건지고 나머지는 이름만 남깁니다.

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{{담당 업무}}를 넘겨야 하는데 시간이 하루뿐입니다. 아래 자료에서 "내가 없으면 당장 멈추는 일"만 골라 표로 만들어 주세요. 열은 "업무 · 언제 터지는가 · 최소한 이것만 하면 되는 절차 · 연락할 곳({{관련 부서}} 중)"입니다. 나머지는 표 아래에 "나중에 정리할 것"으로 이름만 적어 주세요.

""" {{주기별 일정}} """ """ {{주의사항}} """

2

후임이 아직 정해지지 않았을 때

읽을 사람을 특정할 수 없으니 사내 용어를 푸는 규칙을 넣었습니다. 마지막 질문 5개는 나중에 후임이 정해졌을 때 채울 목록이 됩니다.

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{{담당 업무}}에 대한 업무 기록을 남기려 합니다. 읽는 사람이 누구일지 모르므로, 우리 팀 사람이라면 다 아는 줄임말이나 사내 용어가 나오면 그때마다 "(=풀어 쓴 설명)"을 괄호로 달아 주세요. 아래 자료를 바탕으로 업무 목록과 항목별 상세를 만들고, 마지막에 이 문서만 읽어서는 알 수 없는 것 5개를 질문 형태로 적어 주세요.

""" {{주기별 일정}} """ """ {{주의사항}} """

모델별 주의

세 단계를 한 번에 다 쏟아내는 모델이 있습니다. 그때는 "1단계만 보여 주고 멈춰 주세요"를 첫 줄에 덧붙이세요

세 단계를 한 번에 쏟아내는 모델이 있습니다. 그때는 첫 줄에 "1단계만 보여 주고 멈춰 주세요"를 덧붙이세요. 대화가 길어져 앞 단계 내용을 잊은 것처럼 보이면 1단계 표를 다시 붙여 넣고 이어 가면 됩니다.