반복 업무를 따라 하는 매뉴얼로 남기기

초안 7단계가 점검을 거치며 9단계로 늘었다. "환불 건 제외"에 기준이 없다는 지적이 가장 컸다.

2. 새 시트에 결제 내역을 붙여넣으세요. 확인: 행 수가 내려받은 파일과 같으면 맞습니다. 주의: 지난달 시트를 복사하면 날짜가 지난달로 남습니다. 제목 행의 연월을 먼저 바꾸세요.

메뉴 이름은 [화면에서 확인 필요]로 남으니 직접 채우세요.

매뉴얼은 그 일을 잘 아는 사람이 씁니다. 그래서 당연한 단계가 빠집니다. "결제 내역을 내려받아서"라고 적힌 한 줄 뒤에는 어느 메뉴에서 어떤 기간을 골라야 하는지가 숨어 있고, 처음 하는 사람은 정확히 그 자리에서 멈춥니다. 업무 매뉴얼 프롬프트는 이 빈틈을 대신 찾아 주는 도구입니다.

작업을 두 개로 나눠 놓은 이유가 여기에 있습니다. 초안과 점검을 한 번에 시키면 AI는 자기가 방금 쓴 글을 그대로 통과시킵니다. 1단계에서 문장을 만들고 2단계에서 관점을 "처음 하는 사람"으로 바꿔 다시 읽게 하면, 같은 모델이 자기 초안에서 빠진 곳을 제법 잘 잡아냅니다. 사내 가이드 문서 정리를 이 순서로 하면 초안 품질보다 점검 품질이 결과를 좌우합니다.

네 번째 문단의 "한 단계에 동작 하나"와 네 가지 필수 항목은 절차서가 줄글로 뭉개지지 않게 합니다. 특히 "끝났는지 확인하는 방법"이 중요합니다. 이것이 없으면 따라 하는 사람은 자기가 제대로 했는지 모른 채 다음으로 넘어가고, 틀린 결과가 마지막에야 드러납니다.

다섯 번째 문단은 자기 점검 단계입니다. 무엇을 볼지 세 가지로 지정해 두었습니다. 막연히 "검토해 줘"라고 하면 맞춤법만 고치기 때문입니다. 여섯 번째 문단의 [화면에서 확인 필요]는 없는 메뉴 이름을 지어내는 일을 막습니다. 자료를 """ 로 감싼 것은 제 메모가 지시로 읽히지 않게 하기 위해서입니다.

붙여넣은 문장이 번호만 붙은 채 그대로 돌아옵니다. 내가 적지 않은 단계는 여전히 없고, AI가 일반적인 정산 절차를 상상해 채운 문장이 섞여 우리 회사에서는 하지 않는 일이 매뉴얼에 들어갑니다. 확인 방법이 없으니 따라 하는 사람은 매 단계마다 저에게 다시 묻게 됩니다.

2단계 점검을 건너뛰고 초안만 내놓는 모델이 있습니다. 그때는 초안을 그대로 둔 채 "이제 2단계 점검만 해 주세요"라고 이어서 요청하면 같은 대화 안에서 잘 이어집니다. 절차가 스무 단계를 넘으면 앞뒤로 나눠 두 번에 요청한 뒤 마지막에 합치는 편이 정확합니다.